با سلام خدمت همكاران محترم
سامانه جامع سنجش وزارت آموزش و پرورش يا همان سامانه امين به دو منظور تكميل گرديد در ابتداي كار اين سامانه براي سوم ها و پيش ها كه عمليات فارغ التحصيلي داشتند كاربرد داشت و در مسير تكامل براي دوره متوسطه دوم نظري و كاردانش كه شامل دهم يازدهم مي گردد شامل شد و از اين به بعد مدارس فني اين قسمت كاري نخواهند داشت چون از نگارش 19/6 به بعد كليه اطلاعات دهم فني از برنامه دانا حذف گرديد
بعد از اتمام امتحانات و اعلام نتايج و حصول از اطمينان كامل از اينكه نمره اي تغيير نخواهد كرد اطلاعات خود را به سامانه امين خواهند فرستاد
((يك نكته))
قبل از ارسال هر اطلاعاتي به سامانه امين از صحت نمرات اطمينان حاصل نماييد و مطمئن شويد به اعتراضات رسيدگي شده تكليف غائبين موجه مشخص شده است ترک تحصیلها و انتقالها در دانا اعمال شده است و مطمن شويد كه هيچ كاري در مورد وارد كردن نمره نخواهيد داشت و كليه نمرات را وارد كرده ايد بعد از اين اطمنيان شروع به فعاليت نماييد
براي اطمينان از ورود كليه نمرات از منوي((ورود نمرات)) گزينه ((نمرات ثبت نشده دانش آموزان)) را اجرا كنيد اگر نمره وارد نكرد ه اي باشد اسم دانش آموز و دروسي كه نمراتش وارد نشده است را نشان خواهد داد و اگر تمام نمرات را وارد كرده باشيد پيام زير را خواهد داد
((هيچ اطلاعاتي كه واجد گزارش باشد موجود نيست))
اگر اين پيام را ديديد شروع به كار نماييد
گام اول: تهيه فايل خروجي براي امين از دانا
در برنامه دانا از منوي ((نقل و انتقال سروري)) گزينه ((ارسال سوابق به سامانه امين)) را اجرا كنيد
يك نكته:براي ارسال امين دهم ها بايد دانا در دوره اي باشد كه قصد ارسال اطلاعات آن دوره را داريد مثلا اگر قصد ارسال اطلاعات خرداد را داشته باشيد دانا بايد در دوره ضمن سال باشد و اگر قصد ارسال اطلاعات شهريور را داريد بايد دانا در تابستان روزانه و براي ديماه هم به همين ترتيب است
گزينه ((ارسال سوابق به سامانه امين )) را اجرا كنيد اين بار شما با پيامي مواجه خواهيد شد كه ((آيا محاسبه كارنامه صورت گيرد)) به صورت پيش فرض بر محاسبه نشود قرار دارد شما روي ((مجددا محاسبه شود)) قرار داده و ((تاييد)) را بزنيد
محاسبه كارنامه در اين مرحله زمان كمي مي برد احتمال دارد بعد از این مرحله با این خطا مواجه شوید
اگر با خطای بالا مواجه شدید این پیام را نادیده گرفته و این صفحه را بسته و در پیام بعدی((Yes )) را بزنید تا سوابق بدون این خطاهای مشاهده شده ارسال گردد
بعد از اين كار در مرحله بعدي فقط يك روش براي تهيه فايل وجود دارد مسير را در دسكتاپ يا يكي از درايوها مشخص كرده و ((شروع )) را مي زنيم با اين كار فايلي تهيه مي گردد
فايل تهيه شده داراي اطلاعات زير مي باشد (كد مدرسه-تاريخ تهيه فايل – مشخصات دوره))
در اينجا فايل خروجي را مشاهده مي كنيد كه كد مدرسه و تاريخ تهيه و مشخصات دوره را مشاهده مي كنيد در مشخصات دوره ابتدا دو رقم سال و دورقم بعدي مربوطه به دوره مي باشد كه 01 براي خرداد و 02 براي شهريور و 03 براي ديماه مي باشد
گام دوم:اعمال فايل خروجي از دانا در امين
بعد از اينكه فايل تهيه شد به سامانه امين مي رويم جهت ورود به سامانه امين روي عبارت سامانه امين كليك كنيد سامانه امين
نام كاربري كه شامل حرفs كوچك انگليسي و كد مدرسه مي باشد و رمز هر مدرسه را خود همكار مي داند
((يك نكته اگر تا حالا رمز سيستم را تغيير نداده ايد و از همان رمز پيش فرض اداره كه براي كليه مدارس داده است استفاده مي نماييد سريعا رمز خود را تغيير دهيد
اگر رمز خود را فراموش کرده اید یا با زدن چندین بار رمز اشتباه سیستم پیام قفل شدن را می دهد با مسئول امتحانات تماس گرفته تا برایتان رمز جدید داده و در کد شما را در این سامانه فعال نماید))
براي اين كار از منوي ((كاربران)) گزينه((ويرايش اطلاعات كاربر)) استفاده نماييد و در صفحه باز شده رمز قبلي و رمز جديد را وارد و ذخيره را بزنيد اين رمز در اختيار هيچ كس قرار ندهيد و اگر يك موقع رمز فراموش كرديد با مسئول امتحانات تماس گرفته تا رمز پيش فرض براي شما بدهد و شما بالافاصله از گرفتن رمز پيش فرض دوباره رمز تغيير بدهيد
وقتي وارد برنامه شديد براي اينكه به سامانه عمليات مدرسه متوسطه دوم وارد شويد در منوي((ساير سيستم ها))گزينه((عمليات مدرسه متوسطه دوم)) را بزنيد با اين كار شما به اين سامانه وارد شده ايد در بالاي سايت هم اين عبارت مشاهده خواهيد كرد
و اگر قصد دارید برای عملیات متوسطه دوم به دوره خاصی مثلا یکی از دوره های قبلی وارد شوید از منوی((انتخاب دوره)) اقدام خواهید کرد
معرفي مسئولين مدرسه
در مرحله بعدي ابتدا از منوي((عمليات اصلي)) از گزينه((مسئولين مدرسه )) مدير و مسئول ثبت نمره و معاون اجرايي براي دوره ها معرفي نماييد
دريافت فايل خروجي دانا
در مرحله بعدي فايلي كه از دانا تهيه كرده بوديد از گزينه((عمليات اصلي)) از گزينه((ارسال فايل از مدرسه به سامانه)) استفاده نماييد دوره و سال مورد نظر به صورت پيش فرض انتخاب شده است فايل در مسيري كه انتخاب كرده بوديد انتخاب و ((ذخيره)) را بزنيد جهت حصول از اينكه عكس دانش اموزان نيز منتقل شده است در همان جا در پايين عمليات ارسال عكس دانش آموزان را نيز اجرا نماييد
خطاهاي احتمالي اين مرحله :
اگر در طول سالتحصيلي با دقت كار كرده باشيد هيچ خطايي مشاهده نخواهيد كرد ولي اگر مواردي از قلم افتاده باشد احتمال دارد با برخي خطاهاي زير روبرو گرديد
يك نكته: اگر با زدن ذخيره با اين پيام مواجه شديد به منزله اين هست كه شما از دانلود مننجر استفاده مي كنيد و دانلود مننجر با مرورگري كه كار مي كنيد مشكل دارد
براي رفع اين مشكل دانلود مننجر را باز كرده و از ((تنظيمات )) منوي((عمومي)) را خواهيد زد با اين كار مرورگرهايي كه در سيستم خود از آن استفاده مي نماييد مشاهده مي گردد تيك مرورگرهايي كه با آن وارد سامانه امين شده ايد را برداريد و از پايين(( OK ))در شكل زير من با مرورگر موزيلا وارد سامانه امين شده ام و تيك اين مرورگر را در دانلود مننجر برداشته ام
يك نكته:اگر در هنگام دريافت فايل دانا با پيام((عنوان فايل ارسالي در فرمت صحيح قرار ندارد)) مواجه شديد
چندين حالت دارد :
-به احتمال زياد و قوي فايل دريافتي مربوط به كدي نمي باشد كه با آن وارد امين شده ايد معمولا اكثر مدارس در سيستم مدرسه چندين كد كار مي كنند موقع ورود به امين به اشتباه وارد كد ديگر شده اند.
-در حالت بعدي فايل تهيه شده از دانا مربوط به دوره مد نظر كاربر نمي باشد مثلا قصد ارسال اطلاعات خرداد را دارد در دانا برنامه در شهريور بوده است وفایل خروجی برای شهریور تهیه کرده اید
-در حالت دیگری هم این احتمال وجود دارد که شما وارد سامانه امین شده اید ولی وارد سامانه عملیات متوسطه دوم نشده اید و از منوی سایر سیستم ها یا انتخاب دوره عملیات متوسطه دوم را انتخاب نکرده اید
يك نكته:احتمال دارد كه در هنگام زدن ذخيره فايل پي دي افي توليد شود و خطاهايي را نشان دهد اگر نوع خطا اين باشد كه فايل در فرمت صحيح قرار ندارد بايد فايل از دوره اي كه قصد ارسال داريد تهيه شود مثلا اگر قصد ارسال شهريور را داريد دانا بايد در دوره تابستان روزانه باشد و اگر قصد ارسال اطلاعات خرداد را داريد دانا بايد در دوره ضمن سال قرار گيرد .
-حالت بعدي اين هست كه پيام رشته نامعتبر است بدهد كه در اينصورت يا درس و گروهها را از سناد منتقل نكرده ايد و با دستكاري انجام داده ايد كه در اين صورت توصيه مي گردد انتخاب واحد و دروس و گروهها حذف و از سناد منتقل گردد و يا اينكه درس و گروهها شش رقمي هستند ولي باز خطا مي دهد كه در اينصورت از منوي ((سازماندهي و ثبت نام)) از گزينه((مشخصات كلاسها)) اقدام به اصلاح خواهيم كرد در صفحه باز شده جلوي ((دهم)) تيك زده و كلاسهاي دهم مشاهده مي گردد يكي از كلاسها را انتخاب و ((اصلاح)) را مي زنيم در مقابل رشته مستطيل كوچكي هست روي آن كليك و در صفحه باز شده براي
رشته تجربي كد 16000 و براي رياضي و فيزيك 15000و براي انساني 17000
را انتخاب مي كنيم و تاييد را مي زنيم حال بايد از دانا دوباره فايل خروجي براي امين بگيريم و اينجا دريافت كنيم مشكلي پيش نخواهد آمد
در مرحله بعدي جهت حصول از اينكه اطلاعات كليه دانش آموزان منتقل شده است از منوي ((گزارشها)) گزينه(( فرم450)) را اجرا كنيد در صفحه باز شده پايه را انتخاب كرده و چاپ را مي زنيد در گزارش اسامي دانش آموزان مشاهده مي گردد اگر مطمئن شديد كه فردي از قلم نيفتاده است به سراغ مرحله بعدي مي رويم
از منوي((عمليات اصلي)) گزينه((وضعيت مدرسه )) را اجرا مي كنيم در صفحه باز شده ((آخرين وضعيت محاسبه كارنامه)) را ((شروع نشده))نشان مي دهد ((شروع محاسبه كارنامه)) را مي زنيم و در صفحه باز شده ((شروع عمليات محاسبه كارنامه)) را مي زنيم و منتظر مي مانيم تا اين عمليات پايان پذيرد عمليات محاسبه كارنامه چندين ساعت زمان مي طلبد و شما در اين هنگام از سامانه خارج مي شويد و منتظر مي مانيد تا عمليات محاسبه اتمام يابد
وقتي كه به سامانه سر زديم و ديديم كه در ((آخرين وضعيت محاسبه كارنامه)) عبارت((تمام شده)) نوشته شده است در اينحالت براي ((تاييد نهايي)) مدرسه تيك مي زنيم و ذخيره را مي زنيم اگر پيام با موفقيت انجام شد روبرو شديد منتظر زدن تيك اداره مي مانيد ولي اگر با پيامي مبني بر اينكه نمرات نوبت دوم را وارد نكرده ايد مواجه شديد در اين حالت از منوي ((عمليات اصلي)) گزينه((مشاهده اطلاعات دانش آموزي)) را اجرا كنيد و قسمت((وضعيت كارنامه))دانش آموزان را بررسي نماييد
بايد جلوي دانش آموز عبارت((كامل پايان دوره)) نوشته شود اگر عبارت((ناقص)) جلوی فردی مشاهده كرديد در چندین حالت این خطا ممکن است رخ دهد روی عبارت ((نمایش)) کلیک کنید تا جزییات کارنامه مشاهده گردد
– به احتمال زياد نمره وارد نكرده اي داريد اگر اينطور هست در مقابل اين فرد ((حذف)) را بزنيد و در دانا نمره وارد نكرده را وارد كنيد
-در حالت بعدی ممکن است فردی ترک تحصیل یا منتقل شده باشد ولی شما در دانا برایش ترک تحصیل یا انتقال نزده باشید
اگر هر یک از موارد فوق را مشاهده کردید در دانا تصحیح کرده و دوباره ارسال به امين نماييد و در امين دريافت كرده و دوباره عمليات محاسبه كارنامه را اجرا كنيد و بعد از اتمام محاسبه كارنامه تيك ذخيره مدرسه را بزنيد و منتظر زدن تيك اداره باشيد
بعد از اينكه تيك اداره زده شد از منوي گزارشها و گزارشهاي سيستمي مي توانيد موارد مورد نياز را چاپ نماييد
دفتر امتحانات
براي چاپ دفتر امتحانات از منوي((گزارشها)) 5 گزينه ((فرم 451 همان ليست اسامي دفتر امتحانات-فرم 425 همان فرم انسداد دفتر امتحانات -جلد دفتر امتحانات-دفتر امتحانات-آمار نتايج قبولي دروس)) را اجرا و چاپ خواهيد كرد و براي تهيه دفتر امتحانات به ترتيب زير چينش خواهيد كرد و براي تهيه هر كدام كافيه روي منوي مورد نظر كليك كرده و در صفحه آمده گزينه((چاپ)) را بزنيد
جلد دفتر امتحانات-اسامي دانش آموزان فرم451-دفتر امتحانات-آمار نتايج قبولي دروس-فرم425 يا فرم انسداد
كارنامه تحصيلي
از منوي گزارشها با اجراي((كارنامه تحصيلي)) براي دانش آموزان كارنامه دوره مورد نظر چاپ خواهد گشت و كارنامه اي كه از امين چاپ مي شود جهت درج در پرونده مي باشد
مدارك آفلاين
برخي مواقع نياز مي شود كه براي چاپ مداركي به امين مراجعه نماييم ولي به علت شلوغ بودن سايت يا سرويس دهي سرور مركزي قادر به دريافت مورد نظر نمي شويم سامانه عمليات متوسطه دوم به راه اندازي مدارك آفلاين اين امكان را به همكاران داده است كه با اجراي فقط يكبار اين منو در دفعات بعدي در دريافت مدارك مورد نياز با مشكل ترافيك سرور مواجه نگردند براي اينكار از منوي((گزارشها)) گزينه ((مدارك آفلاين)) را اجرا كنيد و در صفحه آمده جستجو را بزنيد با اين كار مدارك آمده چاپ فعال خواهد شد و در دفعات بعدي با مراجعه به اين قسمت در دريافت مدارك به مشكل نخواهيد خورد.
در منوي ((گزارشهاي سيستمي و گزارشهاي كنترلي )) گزينه هايي وجود دارند كه همكاران مي توانند بر حسب نياز خود از آنها استفاده نمايند
يادآوري يك نكته::
به ياد داشته باشيم زده شدن تمام تيكها پايان كار نيست و اگر بعدا متوجه شديم حق دانش آموزي تضييع شده است و اين مورد در اثر اشتباه سهوي يا عمدي همكار اجرايي يا يكي از دبيران رخ داده است با هماهنگي اداره كليه تيكها برداشته خواهد شد ابتدا اداره تيك مربوطه را برمي دارد و سپس مدرسه تيك خود را بر مي دارد و سپس فايل اصلاحي را به امين ارسال مي كنيم اگر چنين موردي پيش آمد به ياد داشته باشيم از منوي ((عمليات اصلي)) گزينه((مديريت مدارك آفلاين)) را اجرا كنيم با اجراي اين منو سيستم به ما پيامي خواهد داد كه قبلا مدارك آفلاين توليد شده است آيا تغييراتي در اطلاعات صورت گرفته است كه با زدن بلي مدارك دوباره توليد مي گردد
نوشته : نادر سبحانی